Excel on hyvä laskentatyökalu – mutta ei valmis työmaajärjestelmä
Excelin vahvuus on joustavuus. Yhden urakan kustannusarvio, nopea tarjouslaskelma tai yksittäinen analyysi syntyy taulukossa nopeasti. Ongelmia alkaa tulla vasta silloin, kun samasta tiedostosta yritetään tehdä yrityksen yhteinen toimintamalli.
Työmaiden päivittäinen johtaminen vaatii muutakin kuin laskukaavan. Tarvitaan yhteinen tieto siitä, mitä työmaita on käynnissä, kuka saa muuttaa tietoja, mistä kustannukset muodostuvat, paljonko lisätöitä on syntynyt, mitä tuloja vielä odotetaan ja milloin tietoja on viimeksi muutettu.
Missä vaiheessa ongelmat alkavat?
Yksi pieni työmaa ja yksi käyttäjä eivät vielä vaadi erillistä järjestelmää. Kun työmaita on kymmenen, työnjohto lisää tietoja, johto haluaa raportteja ja työaikoja tuodaan toisesta järjestelmästä, taulukon ympärille alkaa syntyä oma prosessi.
Tällöin aikaa ei enää kulu vain työmaan johtamiseen. Aikaa kuluu myös tiedostojen nimeämiseen, versioiden tarkistamiseen, kaavojen ylläpitoon, tietojen kopiointiin ja siihen, että joku kokoaa eri lähteistä lopullisen raportin.
- Sama tieto sijaitsee useassa taulukossa tai kansiossa.
- Kaavan muuttaminen yhdessä tiedostossa ei päivitä vanhoja työmaita.
- Käyttäjäoikeudet perustuvat tiedoston jakamiseen, eivät työtehtävään.
- Työaikaraportin tuonti vaatii kopiointia tai oman automaation.
- Lisätyöt ja maksuerät voivat jäädä erilliseen listaan.
- Raportin laatiminen on henkilösidonnainen rutiini.
ProLumi vs Excel käytännössä
ProLumin tarkoitus ei ole voittaa Exceliä yleislaskennassa. Sen tarkoitus on poistaa tarve rakentaa Excelistä työmaiden johtamisjärjestelmä.
ProLumissa työmaan tulot, kulut, lisätyöt, maksuerät, työtunnit ja kannattavuus kuuluvat valmiiksi samaan tietomalliin. Käyttäjät ja roolit ovat osa palvelua, samoin tapahtumaloki, hinnastot, kustannuspohjat ja raportointi.
Työaikojen CSV-tuonti on hyvä esimerkki erosta. Taulukossa yritys joutuu yleensä rakentamaan oman tuonti- ja hinnoittelumallin. ProLumissa käyttäjä voi tarkistaa tuotavat rivit, antaa sisäisen kustannushinnan ja tarvittaessa laskutushinnan ennen tallennusta.
Pro-paketissa sama ajatus jatkuu automaattiseen raportointiin: työmaiden viikko- tai kuukausiyhteenveto voidaan lähettää johdolle ilman, että jonkun pitää joka kerta muodostaa ja lähettää raportti käsin.
Entä suuret ERP-järjestelmät?
Laaja ERP on perusteltu, jos yritys tarvitsee samaan järjestelmään esimerkiksi taloushallinnon, varaston, hankinnan, palkanlaskennan, CRM:n ja suuren integraatiokokonaisuuden. Se ei kuitenkaan tarkoita, että jokainen urakoiva yritys tarvitsee saman laajuuden.
ProLumi rajaa ongelman pienemmäksi: työmaiden talous, työtunnit, hinnastot, raportit ja kannattavuus. Rajatumpi fokus voi tehdä käyttöönotosta ja päivittäisestä käytöstä selkeämmän silloin, kun pääongelma on nimenomaan työmaiden todellisen tuloksen näkyminen.
Aktiivinen kehitys muuttaa ohjelmiston ostamisen logiikkaa
Valmiin ohjelmiston yleinen ongelma on, että asiakas joutuu mukauttamaan prosessinsa siihen, mitä ohjelmistossa sattuu jo olemaan. ProLumissa tavoitteena on pitää yhteys kehitykseen lähempänä käytännön työtä.
Kun yrityksellä on tärkeä puuttuva toiminto, tarve voidaan käydä suoraan läpi ProLumin kehitystiimin kanssa. Yrityskohtaisia näkymiä, raportteja, tuonteja tai integraatioita voidaan toteuttaa sovitusti, kun ratkaisu on teknisesti ja toiminnallisesti järkevä. Enterprise-ratkaisussa yrityskohtainen kehitys voidaan sopia osaksi kokonaisuutta.
Tämä ei tarkoita, että mikä tahansa muutos luvataan automaattisesti. Toteutettavuus, aikataulu ja mahdollinen hinta arvioidaan ennen työn aloittamista. Asiakkaan kannalta oleellista on, ettei keskustelu lopu lauseeseen “ominaisuutta ei ole”.
Miten siirtyminen kannattaa tehdä?
Paras tapa arvioida ProLumia ei ole siirtää kaikkea ensimmäisenä päivänä. Valitse yksi oikea tai testityömaa, lisää sen tulot ja tärkeimmät kulut ja tuo työajat, jos aineisto on saatavilla.
Vertaa sen jälkeen ProLumin näkymää nykyiseen Excel-seurantaan. Jos työnjohto ja johto saavat yhteisen tilanteen vähemmällä käsityöllä, hyöty näkyy käytännössä eikä pelkässä ominaisuuslistassa.
- Valitse yksi työmaa kokeiluun.
- Syötä urakkasumma, kulut ja tulot.
- Tuo työaikaraportti CSV:nä.
- Tarkista raportit ja työmaan kate.
- Anna useamman käyttäjän testata samaa työmaata.
- Päätä laajemmasta käyttöönotosta todellisen kokemuksen perusteella.