Miksi dokumentit kannattaa sitoa työmaahan
Sähköposti, verkkolevyt ja henkilökohtaiset kansiot toimivat niin kauan kuin kaikki muistavat, missä uusin tiedosto sijaitsee. Ongelma syntyy, kun työmaalla on useita käyttäjiä ja samaa asiakirjaa tarvitaan kuukausien päästä.
Kun dokumentti tallennetaan suoraan työmaalle, yhteys projektiin ei perustu tiedostonimeen tai käyttäjän muistiin. Työmaan kaikki olennaiset asiakirjat löytyvät samasta näkymästä muun projektitiedon kanssa.
Mitä dokumentteja kannattaa tallentaa
Kaikkea mahdollista ei tarvitse siirtää järjestelmään. Arvokkainta on tieto, jonka pitää löytyä luotettavasti myös työn edetessä ja työmaan valmistumisen jälkeen.
- Urakka- ja aliurakkasopimukset
- Tarjoukset ja hyväksynnät
- Työselostukset ja suunnitelmat
- Piirustukset ja tekniset asiakirjat
- Työmaakokousten ja tarkastusten pöytäkirjat
- Turvallisuus- ja lupa-asiakirjat
- Lisätöiden dokumentit
- Luovutusasiakirjat
Kategoriat nopeuttavat löytämistä
Yksi pitkä tiedostolista muuttuu nopeasti yhtä hankalaksi kuin tavallinen verkkolevykansio. Dokumentille kannattaa tallentaa nimi, kategoria, päivämäärä ja lyhyt kuvaus.
Sen jälkeen käyttäjä voi rajata näkymän esimerkiksi vain piirustuksiin tai sopimuksiin eikä tarvitse arvata tiedoston alkuperäistä nimeä.
Käyttöoikeudet ovat osa dokumentinhallintaa
Käyttäjän oikeus nähdä työmaa ei automaattisesti tarkoita, että hänen pitäisi saada poistaa sen sopimuksia. Siksi dokumenttien luku-, lisäys-, muokkaus- ja poisto-oikeudet kannattaa erottaa.
Esimerkiksi työnjohtaja voi saada oikeuden lukea ja lisätä tiedostoja, kun taas poisto-oikeus annetaan vain työmaapäällikölle tai pääkäyttäjälle.
Poistot ja tapahtumahistoria
Tärkeän dokumentin poistaminen yhdellä peruuttamattomalla klikkauksella on tarpeeton riski. Roskakorimalli antaa mahdollisuuden palauttaa tiedosto. Samalla tapahtumaloki voi kertoa, kuka lisäsi, latasi, muutti tai poisti asiakirjan.
Jäljitettävyys ei korvaa hyvää käyttöoikeussuunnittelua, mutta se tekee dokumenttien hallinnasta selvästi luotettavampaa.
Dokumentit, raportit ja lisätyöt kuuluvat samaan kokonaisuuteen
Dokumenttipankin todellinen arvo kasvaa, kun se ei jää irralliseksi tiedostovarastoksi. Työmaaraportti voi todentaa lisätyön lähtötilanteen, kuva näyttää vaurion ja sopimus määrittää alkuperäisen urakkasisällön.
ProLumin suunta on pitää nämä tiedot saman työmaan yhteydessä, jotta projektin talous ja dokumentaatio voidaan ymmärtää yhtenä kokonaisuutena.