Budjetti, toteuma, ennuste ja jälkilaskenta kertovat eri asioita
Työmaan taloutta ei kannata arvioida vain yhdestä luvusta. Budjetti kertoo, mitä kustannusten suunniteltiin olevan. Toteuma kertoo, mitä tähän mennessä on oikeasti kirjattu. Loppuennuste arvioi, mihin kokonaiskustannukset ovat päätymässä. Jälkilaskenta kertoo valmistumisen jälkeen, miten urakka lopulta onnistui.
Kun nämä luvut erotetaan toisistaan, työnjohto ei joudu tulkitsemaan keskeneräistä toteumaa valmiin urakan kustannukseksi.
Budjetti vapaaehtoisena työmaakohtaisena lisänä
Kaikki työmaat eivät tarvitse erillistä budjettia. Pieni tai lyhyt työ voidaan seurata pelkillä toteutuneilla tuloilla ja kuluilla. Laajemmassa urakassa budjetti puolestaan antaa selkeän vertailutason.
Siksi budjetoinnin kannattaa olla vapaaehtoinen ominaisuus, jonka voi ottaa käyttöön työmaakohtaisesti myös työn perustamisen jälkeen. ProLumissa työmaa toimii normaalisti ilman budjettia.
Budjetti voidaan rakentaa käsin, kopioida sopivasta aiemmasta työmaasta tai muodostaa tarjouslaskennan kustannusarviosta uuden työmaan luonnin yhteydessä.
Alkuperäinen ja nykyinen budjetti
Budjettia ei pitäisi korjata jälkikäteen niin, että alkuperäinen suunnitelma katoaa. Siksi alkuperäinen budjetti ja työn aikana hyväksytty nykyinen budjetti kannattaa erottaa toisistaan.
Jos esimerkiksi asiakkaan tilaama muutos kasvattaa kustannusarviota, nykyistä budjettia voidaan muuttaa ja muutokselle kirjata syy. Alkuperäinen budjetti säilyy vertailupisteenä jälkilaskentaan asti.
Miten loppuennuste muodostetaan
Loppuennusteen perusajatus on yksinkertainen: jo toteutuneisiin kustannuksiin lisätään arvio kustannuksista, jotka tarvitaan työn loppuun saattamiseen.
Toteutuneet kustannukset + jäljellä oleva kustannusarvio = loppuennuste.
Jos työmaan kustannuksia on tähän mennessä 74 200 euroa ja jäljellä olevaksi kustannukseksi arvioidaan 52 300 euroa, loppuennuste on 126 500 euroa. Kun tätä verrataan urakan tuloihin, voidaan arvioida myös lopullista tulosta ja katetta.
Seuraa poikkeamaa kululuokittain
Kokonaisbudjetin ylitys kertoo ongelman olemassaolosta, mutta ei syytä. Siksi budjetti ja ennuste kannattaa jakaa samoihin kustannusluokkiin kuin toteutuneet kulut.
- Työvoima
- Materiaalit
- Kalusto
- Polttoaine
- Aliurakointi
- Muut kulut
Kun jokaiselle luokalle näkyvät budjetti, toteuma, jäljellä oleva arvio, loppuennuste ja poikkeama, on helpompi nähdä esimerkiksi työvoiman ylitys samaan aikaan kun materiaalit alittavat suunnitelman.
Miksi ennustehistoria kannattaa säilyttää
Yksi loppuennuste kertoo tämänhetkisen arvion. Ennustehistoria kertoo, miten arvio muuttui työn edetessä. Jos ennustettu kokonaiskustannus nousee kuukausi kuukaudelta, historiasta nähdään myös missä vaiheessa muutos alkoi.
Historia auttaa jälkilaskennassa arvioimaan sekä alkuperäisen tarjouslaskennan että työn aikaisen ennustamisen onnistumista.
Jälkilaskenta työmaan valmistuessa
Kun työmaa on valmis ja olennaiset tapahtumat on kirjattu, jälkilaskenta kokoaa lopullisen taloudellisen tilanteen. Siinä tarkastellaan alkuperäistä urakkasummaa, hyväksyttyjä lisätöitä, muita tuloja, toteutuneita kustannuksia, lopullista tulosta ja kateprosenttia.
Jos budjetti oli käytössä, mukaan saadaan myös alkuperäisen ja nykyisen budjetin vertailu toteumaan sekä kululuokkakohtaiset poikkeamat.
Valmis jälkilaskenta kannattaa lukita, jotta raportoitava lopputilanne ei muutu huomaamatta myöhemmin. Lukitusta voidaan tarvittaessa avata hallitusti korjausta varten.
Jälkilaskenta onnistuu myös ilman budjettia
Budjetin puuttuminen ei estä jälkilaskentaa. Tällöin analyysi perustuu työmaan toteutuneeseen dataan: urakan arvoon, lisätöihin, muihin tuloihin, kustannuksiin, tulokseen ja katteeseen.
Budjetti tuo jälkilaskentaan yhden lisäkerroksen eli suunnitelman ja toteuman vertailun, mutta sitä ei tarvitse ottaa käyttöön vain siksi, että työmaa halutaan myöhemmin päättää ja analysoida.
Vie opit seuraavaan tarjoukseen
Hyvä jälkilaskenta ei pääty kateprosenttiin. Työmaan lopussa kannattaa kirjata lyhyesti, mikä onnistui, mikä poikkesi suunnitelmasta ja mitä seuraavan samanlaisen urakan laskennassa pitää huomioida.
Näin muodostuu käytännöllinen ketju: tarjous → vapaaehtoinen budjetti → toteuma → loppuennuste → jälkilaskenta → seuraava tarjous. Yrityksen oma toteumahistoria muuttuu vähitellen paremmaksi laskentatiedoksi.