Miksi kustannusten kohdistaminen ratkaisee
Yritys voi olla kokonaisuutena kannattava, vaikka osa työmaista tekisi tappiota. Ilman työmaakohtaista kustannusten kohdistamista tätä eroa on vaikea nähdä. Siksi jokaisella merkittävällä menolla pitäisi olla mahdollisimman selkeä yhteys työmaahan, kustannusluokkaan ja ajankohtaan.
Tarkoitus ei ole luoda raskasta kirjanpitoa työnjohdolle vaan tuottaa riittävä tieto päätöksentekoon.
Työmaan tärkeimmät kululuokat
- Työtunnit ja työn sivukustannukset
- Materiaalit ja tarvikkeet
- Oma kalusto ja koneet
- Vuokrakalusto ja laitevuokrat
- Polttoaine ja energia
- Aliurakointi
- Kuljetukset, jätteet ja muut työmaapalvelut
- Muut sovitulla tavalla työmaalle kohdistettavat kulut
Luokittelun pitää olla tarpeeksi tarkka, jotta poikkeama voidaan jäljittää. Liian hienojakoinen rakenne taas hidastaa kirjaamista ilman lisähyötyä.
Työ ja kalusto
Työtunnit ovat usein suurin kustannuserä. Pelkkä työntekijälle maksettava tuntipalkka ei kuvaa työn todellista yrityskustannusta, joten sisäiseen tuntihintaan voidaan sisällyttää työnantajakulut ja yrityksen käyttämän laskentamallin mukaiset muut erät.
Kalustossa kannattaa erottaa oma kalusto ja vuokrakalusto. Omalle kalustolle voidaan käyttää sisäistä tuntihintaa, joka huomioi esimerkiksi hankinnan, huollon, vakuutuksen ja käyttöajan. Vuokrakalustossa käytetään toteutunutta vuokraa ja tarvittaessa muita työmaalle kuuluvia kuluja.
Materiaalit ja aliurakointi
Materiaalit kannattaa kohdistaa työmaalle mahdollisimman pian toimituksen tai käytön yhteydessä. Jos lasku saapuu paljon myöhemmin, työmaan seuranta voi näyttää väliaikaisesti liian hyvää tulosta.
Aliurakoinnissa sama periaate korostuu. Sovittu aliurakkahinta, lisätyöt ja mahdolliset muutokset pitää nähdä työmaan kustannuksissa samalla kun vastaavat asiakastulot päivitetään.
Välilliset kulut
Työnjohto, työmaakopit, lupamaksut, vakuutukset tai muut yleiset kulut voivat olla työmaakohtaisia tai yrityksen yhteisiä. Yrityksen kannattaa päättää etukäteen, mitkä niistä kohdistetaan työmaille ja millä perusteella.
Kustannuspohjat nopeuttavat kirjaamista
Kun sama kulurivi toistuu usein, esimerkiksi henkilönostin, pakettiauto, tietty työryhmä tai materiaalierä, sille voidaan tehdä kustannuspohja. Pohjaan tallennetaan nimi, kululuokka, yksikkö ja oletushinta.
Pohja vähentää näppäilyä ja virheitä. Käyttäjä valitsee pohjan, syöttää määrän ja tarvittaessa muuttaa hintaa kyseistä tapahtumaa varten.
Hyvä kustannusten kirjausrutiini
Paras järjestelmä ei auta, jos tiedot tulevat kuukausia jäljessä. Sovitaan selkeästi kuka kirjaa työajan, kuka tuo ostot, kuka tarkistaa aliurakoinnin ja kuinka usein työmaan kokonaisuus käydään läpi.
ProLumissa kulut tallennetaan suoraan oikealle työmaalle ja niitä voidaan tarkastella sekä riveittäin että kustannusluokittain. Kustannuspohjat nopeuttavat toistuvia kirjauksia ja vähentävät erilaisten nimitysten syntymistä.